Google, conocido en todo el mundo como el motor de búsqueda gratuito que todos conocemos y amamos, ha entrado en el vocabulario inglés como sinónimo de la frase "buscar en línea". Pero en los últimos años, la empresa se ha hecho conocida por algo más que su motor de búsqueda. Algunos de los productos que han desarrollado se pueden utilizar de forma gratuita a diario, ya sea para fines personales o comerciales. En este artículo, hablaré de dos productos gratuitos de Google que le ahorrarán tiempo, papel y preocupaciones.
En primer lugar, Google Drive ofrece un espacio gratuito de 15 GB para almacenar todos tus archivos personales en línea. Puedes acceder a esos archivos directamente con tu navegador, a través de una aplicación en tu smartphone pero también instalando un software en tu ordenador que creará una carpeta que siempre estará sincronizada con tu cuenta. Solo tienes que soltar en ella cualquier archivo que quieras para mantenerlo en línea. Con los 15 GB, podrás almacenar muchos más documentos que con su concurrente principal como DropBox (2Go). Para acceder a Google Drive, el usuario solo tiene que configurar una cuenta de Gmail .
Google Drive también se parece mucho a Microsoft Office. Por ejemplo, los usuarios pueden crear un documento (Google Doc) que les permite escribir lo que quieran, de forma similar a Microsoft Word. Google Drive también contiene una hoja de cálculo (Google Spreadsheet) y una presentación (Google Presentation) que se parecen a Excel y Powerpoint, respectivamente. Estos documentos de Google se pueden organizar en carpetas. Otros programas de Google Drive son Google Form y Google Drawing.
Además, Google Drive permite a los usuarios compartir y editar su trabajo con mucha facilidad. En el pasado, alguien tenía que tomarse el tiempo de adjuntar un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una presentación de Powerpoint a un correo electrónico, escribir el texto de un correo electrónico y enviarlo. Sin embargo, con Google Drive, el autor puede simplemente hacer clic en el icono correspondiente y escribir la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir un documento. Se envía un correo electrónico automático a los miembros invitados y las capacidades que tengan dependen de los permisos que reciban del usuario original. Los colaboradores pueden "ver", "editar" o "poseer" el documento (o una carpeta entera). Esto ahorra una gran cantidad de tiempo porque las personas ya no necesitan usar el "control de cambios" en un documento y luego reenviarlo al primer autor como un archivo adjunto de correo electrónico.
Pero espere. ¿Qué pasa si los usuarios olvidan guardar su trabajo? Con Google Drive no hay problema, ya que guarda automáticamente los cambios sin necesidad de hacer clic con el ratón. Además, todos los usuarios que tengan permiso pueden ver cuándo se realizó la última edición y cuáles fueron exactamente esas modificaciones. Incluso se puede restaurar una versión anterior del documento si los colaboradores quieren volver a un borrador anterior.
Uno de los componentes de Google Drive, Google Form, permite a los usuarios crear formularios personalizados para cualquier propósito. Por ejemplo, se puede utilizar para encuestar a los participantes, recopilar comentarios y solicitar respuestas. Esta aplicación reduce la necesidad de utilizar papeletas o encuestas en papel para recuperar las respuestas. Hay tres secciones principales: configuración del formulario, preguntas y página de confirmación.
La primera sección establece los aspectos básicos. Si los usuarios quieren que sólo determinadas personas tengan acceso al formulario, pueden solicitar un correo electrónico y una contraseña para iniciar sesión. Las respuestas se pueden limitar a una por persona y el orden de las preguntas puede ser aleatorio.
La siguiente sección contiene las preguntas que se les hacen a los encuestados. Después de ingresar el título de la pregunta, la respuesta se puede configurar en cualquiera de los siguientes formatos: texto, texto de párrafo, opción múltiple, casillas de verificación, elegir de una lista, escala, cuadrícula, fecha u hora. Las primeras cinco opciones son las más lógicas para las encuestas y las respuestas de retroalimentación. Las preguntas de opción múltiple de “sí” o “no”, la fecha y la hora serían efectivas para recopilar respuestas a un evento.
La última sección se puede administrar para permitir a los encuestados la opción de enviar otro formulario, editar sus respuestas o compartir públicamente un enlace a sus respuestas.
